Situatia initiala
Organizatia nu dispunea de un sistem informatic integrat, in cadrul caruia sa colaboreze toti membri, lucru ce ridica urmatoarele probleme:
- Nu exista un mediu web de prezentare a organizatiei, a obiectivelor acesteia si a datelor de contact
- Imposibilitatea de stocare centralizata a documentelor de interes intern ale organizatiei
- Inexistenta unei zone prin intermediul careia sa pot fi planificate activitati comune ale membrilor
- Inexistenta unei zone web prin intermediul careia membrii organizatiei sa difuzeze informatii persoanelor care nu fac parte din institutie
Solutie
In urma analizarii activitatii si a identificarii principalelor probleme, au fost definite cerintele necesare pentru realizarea sistemului informatic. Astfel, s-a decis implementarea urmatoarelor module:
1. Site-ul APITSIAR, cartea de vizita a organizatiei, este accesibil tuturor. Pe site sunt prezentate:
a. Date generale referitoare la organizatie, precum si obiectivele acesteia
b. Lista de membri impreuna cu datele detaliate aferente fiecarui parc industrial
c. Un document de prezentare a României potentialilor investitori din strainatate
d. O sectiune de link-uri utile
e. Modalitatile prin care poate fi contactata organizatia
f. O sectiune prin intermediul careia utilizatorii pot accesa zona privata si cea de difuzare a informatiilor
2. O zona privata in site, ce reprezinta locul de intâlnire al membrilor APITSIAR. Accesul este restrictionat pe baza de utilizator si parola. Aplicatia a fost creata utilizând tehnologia Windows SharePoint Services, o platforma dedicata managementului de documente, care incorporeaza capabilitati avansate de management de documente. Acest modul permite:
a. Publicarea de documente de interes intern pentru organizatie
b. Trimiterea documentelor spre consultare sau avizare
c. Planificarea de activitati comune
d. Adaugarea de oferte sau cereri
3. O zona pentru documente publice, construita tot pe baza tehnologiei Windows SharePoint Services, care permite organizatiei sa difuzeze informatii si documente vizitatorilor site-ului, accesul nefiind restrictionat. Principalele functionalitati ale acestei zone sunt:
a. Punerea la dispozitia publicului larg de documente prin incarcarea acestora in cadrul librariilor de documente
b. Publicarea de anunturi si stiri despre activitatile organizatiei
c. Dezbaterea de probleme si formularea de raspunsuri la solicitarile vizitatorilor
d. Posibilitatea ca vizitatorii sa adauge cereri sau oferte, care se vor regasi automat in zona privata.
Beneficiile implementarii
Principalele beneficii rezultate in urma implementarii acestei aplicatii sunt:
- Existenta unui site web de prezentare prin intermediul carora vizitatorii pot afla informatii referitoare la organizatie si la activitatea acesteia
- Faciliteaza lucrul in comun al membrilor organizatiei prin accesarea zonei private a aplicatiei, ce pune la dispozitia acestora mecanisme de planificare a activitatilor, un forum de discutii, biblioteci pentru stocarea documentelor, precum si mecanisme de consultare si avizare a documentelor
- Permite crearea unei arhive electronice a documentelor intocmite si faciliteaza regasirea cu usurinta a acestora
- Asigura securitatea informatiilor si a documentelor intocmite, accesarea zonei private fiind posibila doar prin intermediul unui nume de utilizator si a unei parole.
- Permite accesarea online a aplicatiei, din orice locatie, prin intermediul unui browser web
- Permite crearea unei agende comune, prin posibilitatea de planificare a activitatilor
- Faciliteaza comunicarea cu publicul larg prin intermediul zonei publice, ce permite transmiterea de informatii catre vizitatori si de la acestia catre membri organizatiei
