Acest sistem ofera control atat asupra documentelor care intra in institutie, cat si a celor care ies. Intreg sistemul are la baza tehnologia SharePoint, care ofera o singura viziune asupra informatiilor, chiar daca acestea provin dintr-o gama variata de surse, reducand, in acelasi timp, la minimum timpul de regasire al informatiilor dispersate. Se obtine astfel un nivel ridicat de flexibilitate si functionalitate.
Sistemul de Registratura este compus dintr-un scanner, o aplicaţie prin intermediul careia se introduc datele referitoare la documetele inregistrate - "Aplicatia de scanare", registrul si arhiva electronica.
1. Scannerul
- este mic, foarte usor de folosit;
- ofera posibilitatea scanarii fata-verso printr-o singura trecere;
- permite scanarea dosarelor intregi in timp de cateva secunde si compactarea lor automata intr-un singur document PDF;
- ofera mecanisme de recunoastere automata a textului in momentul scanarii - OCR;
2. Aplicatia de scanare
Prin intermediul acestei aplicaţii se inregistreaza documentele scanate cu informatiile aferente intr-un mod securizat. Pentru usurarea muncii s-au creat anumite scenarii (de exemplu: intrare-iesire cu numar nou, intrare-iesire cu numar aditional, intrare-iesire cu numar rezervat).
3. Registrul
Este accesibil printr-un mediu simplu si familiar precum Internet Explorer si permite operarea pe campurile clasice din Registrul de Intrari-Iesiri, oferind o gama larga de functionalitati: cautare, sortare, filtrare, mecanism de printare si actualizare a formei fizice de pastrare a registrului impusa de lege.
4. Arhiva electronica
Locul unde se vor stoca documentele scanate prin intermediul aplicatiei de scanare. Va permite consultarea in orice moment a continutului documentelor, in forma lor oficiala, forma in care au fost inregistrate. Permite mecanisme avansate de cautare si identificare a informatiilor.
