Consiliul Judetean Brasov reprezinta autoritatea administratiei publice locale, infiintata la nivel judetean pentru coordonarea activitatii consiliilor comunale, orasenesti si municipale, in vederea realizarii serviciilor publice de interes judetean. Consiliul judetean este condus de un presedinte ales prin vot uninominal si este compus din 34 consilieri judeteni, alesi prin vot universal, egal, direct, secret si liber exprimat, in conditiile legii.



Situatia initiala


Inainte de implementarea sistemului software integrat, in cadrul institutiei nu existau aplicatii software care sa eficientizeze procesele din cadrul organizatiei, lucru care ridica urmatoare probleme:
- in cadrul institutiei nu puteau exista mai multe puncte de registratura, deoarece inregistrarea documentelor care intrau sau ieseau din organizatie se realiza in registrul unic de intrari – iesiri.
- timpul de realizare al rapoartelor era unul mare
- nu exista o arhiva electronica anuala, la nivel judetean, a documentelor prin intermediul carora acestea sa fie gasite intr-un timp scurt, pe baza informatiilor din interiorul acestora
- imposibilitatea de lucru colaborativ asupra dosarelor
- nu existau formulare si procese standardizate si nici un mod rapid de a colabora cu personalul din primariile judetului (colaborarea realizandu-se prin trimiterea documentelor prin posta)
- nu putea fi urmarit cu usurinta fluxul pe care il parcurge un document sau o solicitare, iar efortul pentru a afla unde acesta se afla la un moment dat era unul mare
- nu exista o modalitate prin care cetatenii sa consulte starea in care se afla solicitarea lor

Solutia

Pentru solutionarea problemelor identificate, a fost creat un sistem software gandit ca un portal intern, ce ofera facilitati de gestionare a fluxurilor, a documentelor si informatiilor cu care se lucreaza in cadrul institutiei. Solutia este folosita de 100 de utilizatori.

Aplicatia a fost creata utilizand tehnologia Microsoft SharePoint Server, o platforma dedicata managementului de documente. Tehnologia furnizeaza o singura viziune asupra informatiilor, chiar daca acestea provin dintr-o gama variata de surse, reducand in acelasi timp la minimum timpul de regasire a informatiilor dispersate.
Sistemul software implementat cuprinde urmatoarele componente:

- modulul de registratura, ce permite inregistrarea tuturor documentelor care intra sau ies din institutie, incarca automat documentele scanate in cadrul unei arhive anuale, salveaza toate informatiile referitoare la acestea si permite realizarea de cautari si filtre inteligente in cadrul bazei de date. In cadrul institutiei au fost implementate doua puncte de inregistrare a documentelor, acestea inregistrand documentele in cadrul aceluiasi registru de intrari-iesiri. In momentul inregistrarii unui document, se porneste automat un flux de documente predefinit, in functie de scenariul ales de utilizator.

- modulul de consultare al registrului de intrari – iesiri - faciliteaza informarea cetatenilor referitor la starea in care se afla cererile depuse de catre ei.

- modulul de achizitii - permite crearea de dosare pentru achizitiile realizate de institutie, crearea de documente pe baza unor sabloane Word sau InfoPath, preluarea automata de informatii dintr-un dosar in altul si dintr-un document in altul, realizarea cu usurinta a rapoartelor si gestionarea facila a codurilor CPV, a contractelor si a informatiilor referitoare la furnizori

- modulul de urbanism - cuprinde fluxuri si formulare standard pentru procedurile de eliberare a certificatelor de urbanism, a avizelor, autorizatiilor de construire si a certificatelor de dare in folosinta. Sistemul de urbanism se integreaza cu cel de registratura. Un flux de eliberare a unui document porneste automat in momentul in care este inregistrata solicitarea depusa de beneficiar.

- modulul de urbanism primarii - ofera fiecarei primarii din judet o modalitate eficienta de gestionare a documentelor de urbanism intocmite si contribuie la constituirea unei arhive judetene a dosarelor intocmite in vederea eliberarii de certificate de urbanism, avize si autorizatii de construire.

- modulul de avize de urbanism - permite solicitarea online a avizelor de urbanism, atat de catre primarii, cat si de catre Consiliul Judetean Brasov, trimiterea electronica a documentatiei depuse de catre petent si raspunsul online la solicitari.

- modulul SAPL (Serviciul Administratie Publica Locala) - permite crearea unui dosar nou in momentul inregistrarii in cadrul registrului de intrari – iesiri a unui referat pentru SAPL.

- modulul Juridic - permite gestionarea dosarelor aferente cauzelor Consiliului Judetean Brasov, atat a celor in care este parat, cat si a celor in care este reclamant, a documentelor aferente fiecarui dosar, a termenelor de judecata si a sentintelor. De asemenea, permite gestionarea registrului specific pastrat in cadrul departamentului, crearea unei arhive electronice, urmarirea etapelor parcurse de un anumit caz si gasirea cu usurinta a informatiilor.

- modulul ISO - ofera o platforma ce permite completarea documentelor standard necesare in cadrul procedurilor ISO, consultarea manualului si a procedurilor pentru managementul calitatii sau actualizarea acestora de catre utilizatorii cu drepturi de a realiza acest lucru.

- modulul de resurse umane - ce faciliteaza gestionarea fiselor posturilor din cadrul institutiei, a dosarelor profesionale ale angajatilor, a documentelor intocmite in momentul organizarii concursurilor pentru ocuparea posturilor vacante si a altor informatii precum: cursurile la care au participat angajatii, a vechimii in munca. Sistemul realizeaza automat calculul zilelor de concediu ramase si a vechimii in munca si genereaza automat organigrama, statul de functii , statul de personal si alte rapoarte, pe baza informatiilor introdus in cadrul sistemului.

- modulul autorizatii de transport - permite gestionarea informatiilor referitoare la trasee, curse, masini, operatorii de transport, precum si a documentelor aferente masinilor, operatorilor si traseelor. De asemenea, aplicatia genereaza automat caietul de sarcini aferent unui traseu si alerteaza utilizatorii referitor la expirarea documentelor referitoare la masini si la operatorii de transport.

- modulul Monitorul Oficial  - faciliteaza gestionarea hotararilor Consiliului Judetean Brasov si a documentelor ce constituie monitorul oficial

- modulul ATOP - reprezinta o aplicatie de management a documentelor intocmite in cadrul serviciului ATOP

- modulul BVART - reprezentat de aplicatii web de prezentare a diverse institutii aflate in subordinea Consiliului Judetean Brasov, cum ar fi: Muzeul de Etnografie, Muzeul de Istorie, Reduta, Casa Muresenilor, Biblioteca George Baritiu. Acestea pot fi actualizate cu usurinta de catre utilizatori prin introducerea informatiilor in cadrul unui site SharePoint, ce ofera o interfata prietenoasa si usor de utilizat.

- RiverRaft - ce permite modelarea proceselor din interiorul institutiei prin pornirea automata a unui proces in momentul inregistrarii unui document in cadrul registrului de intrari - iesiri

Aplicatia pentru serviciul de urbanism




Beneficiile implementarii sistemului


  • Optimizarea timpului de lucru si de gasire al informatiilor
  • Eficientizarea muncii, prin introducerea de fluxuri si formulare standardizate, a calculelor automate realizate de aplicatii (calculul taxelor de urbanism, a zilelor de concediu ramase, a vechimii, etc), a mecanismelor de preluare automata a datelor, a rapoartelor generate automat
  • Usurarea muncii prin alertarea utilizatorilor referitor la expirarea documentelor sau a timpului alocat rezolvarii unui dosar
  • Eficientizarea colaborarii cu primariile din judet
  • Imbunatatirea modului de informare al cetatenilor prin optiunea de a consulta registrul institutiei si prin implementarea site-urilor de prezentare al institutiilor subordonate Consiliului Judetean Brasov. De asemenea, prin implementarea sistemului s-a ajuns ca beneficiarii serviciilor oferite de catre institutie nu mai trebuie sa treaca pe la mai multe departamente pentru a depune o solicitare si pentru a se asigura ca documentele depuse sunt conforme.
  • Asigura securitatea informatiilor si a documentelor intocmite,accesarea zonei private fiind posibila doar prin intermediul unui nume de utilizator si a unei parole.
  • Permite accesarea online a aplicatiei, din orice locatie, prin intermediul unui browser web